信創(chuàng)辦公–基于WPS的EXCEL最佳實(shí)踐系列 （限制可錄入內(nèi)容）

應(yīng)用背景

本章內(nèi)容主要講解：如何在WPS上利用excel去獲取數(shù)據(jù)，如何通過手工錄入數(shù)據(jù)并完成對錄入數(shù)據(jù)的規(guī)范性限制，以及了解一下如何去獲取外部數(shù)據(jù)。

操作過程

1、數(shù)據(jù)有效性（支出證明單）

（1）如需對【金額】單元格的錄入數(shù)據(jù)做出規(guī)范性限制，則選中該單元格，點(diǎn)擊【數(shù)據(jù)】，再點(diǎn)擊【有效性】，如圖1-1所示。

（2）在【數(shù)據(jù)有效性】框中點(diǎn)擊【設(shè)置】進(jìn)行有關(guān)編輯，如圖1-2所示。

（3）在【數(shù)據(jù)有效性】框中點(diǎn)擊【輸入信息】進(jìn)行有關(guān)編輯，如圖1-3所示。

（4）在【數(shù)據(jù)有效性】框中點(diǎn)擊【出錯(cuò)警告】進(jìn)行有關(guān)編輯，如圖1-4所示。

2、如何完成數(shù)據(jù)有效性的使用（差旅報(bào)銷申請表）

2.1 在【報(bào)銷類別】這一列當(dāng)中，限制可錄入類別，同時(shí)簡化錄入過程，可以從列表當(dāng)中獲取相關(guān)數(shù)據(jù)。
（1）首先，選中D6到D16這個(gè)范圍，如圖2-1所示，點(diǎn)擊【數(shù)據(jù)】-【有效性】，在【數(shù)據(jù)有效性】-【設(shè)置】中選擇【序列】，如圖2-2所示。

（2）點(diǎn)擊【來源】下方框右側(cè)標(biāo)志，選擇相關(guān)的區(qū)域范圍，如圖2-3、圖2-4所示。

（3）在【數(shù)據(jù)有效性】框中的【輸入信息】編輯有關(guān)內(nèi)容，如圖2-5所示。

（4）在【數(shù)據(jù)有效性】框中的【出錯(cuò)警告】編輯有關(guān)內(nèi)容，然后點(diǎn)擊確定，如圖2-6所示。

2.2 如需單獨(dú)對一個(gè)單元格設(shè)置數(shù)據(jù)驗(yàn)證，則只需選中此單元格進(jìn)行相關(guān)設(shè)置。
（1）在發(fā)票號(hào)碼第一個(gè)單元格中設(shè)置數(shù)據(jù)驗(yàn)證。首先，選中該單元格，然后點(diǎn)擊【數(shù)據(jù)】，點(diǎn)擊【有效性】，在【數(shù)據(jù)有效性】框中選擇【文本長度】等于10，點(diǎn)擊【確定】，如圖2-7所示。

2.3 擴(kuò)展數(shù)據(jù)驗(yàn)證的方式
2.3.1 第一種方法是通過選擇性復(fù)制粘貼來完成。例如選中圖2-6中的發(fā)票號(hào)碼第一個(gè)單元格進(jìn)行復(fù)制，然后選中下方的區(qū)域，右鍵打開【選擇性粘貼】選擇【有效性驗(yàn)證】，點(diǎn)擊【確定】即可，如圖2-8所示。

2.3.2 第二種方法是把有數(shù)據(jù)驗(yàn)證和沒數(shù)據(jù)驗(yàn)證的區(qū)域同時(shí)選中，再次點(diǎn)擊【數(shù)據(jù)有效性】時(shí)，根據(jù)提示，點(diǎn)擊【是】即可，如圖2-9所示。

（1）對【日期】有關(guān)單元格設(shè)置數(shù)據(jù)驗(yàn)證。選中C6到C16范圍，如圖2-10所示。

（2）點(diǎn)擊【數(shù)據(jù)】，再點(diǎn)擊【有效性】，選擇【日期】介于所輸入的日期，如圖2-11所示。

3、清除數(shù)據(jù)驗(yàn)證

例如，把【日期】這一列單元格的數(shù)據(jù)驗(yàn)證取消。首先選中該范圍的單元格其中一個(gè)或者全部，再點(diǎn)擊【數(shù)據(jù)】，點(diǎn)擊【有效性】，在【數(shù)據(jù)有效性】框中勾選【對所有同樣設(shè)置的其他所有單元格應(yīng)用這些更改】，點(diǎn)擊【全部清除】即可，如圖3-1所示。

4、利用圈釋無效數(shù)據(jù)，驗(yàn)證已輸入數(shù)據(jù)的有效性。

例如，對【日期】這一列已輸入內(nèi)容的單元格進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查。
（1）首先，按之前步驟添加【數(shù)據(jù)有效性】，如圖4-1所示。

（2）點(diǎn)擊【圈釋無效數(shù)據(jù)】即可圈出所有不符合數(shù)據(jù)驗(yàn)證要求的單元格，如圖4-2、圖4-3所示。

5、靈活性調(diào)整數(shù)據(jù)有效性。

利用數(shù)據(jù)有效性當(dāng)中的警告級(jí)別來做調(diào)整，在做出有效性限制時(shí)可以保留有效性數(shù)據(jù)錄入，除此以外還能夠手動(dòng)錄入其他信息。
（1）例如，在【報(bào)銷類別】當(dāng)中的單元格里設(shè)置【數(shù)據(jù)有效性】，勾選【對所有同樣設(shè)置的其他所有單元格應(yīng)用這些更改】，再點(diǎn)擊【出錯(cuò)警告】，選擇樣式為【信息】即可完成設(shè)置，如圖5-1、圖5-2所示。

注：借助【數(shù)據(jù)有效性】當(dāng)中關(guān)于【出錯(cuò)警告】的不同樣式的選擇，可以靈活調(diào)整對單元格錄入范圍是強(qiáng)制性的限制還是建議性的限制。

制作成員： 呂子炯
排版： 何翠婷
初審： 林浩如
復(fù)審： 玩具熊文章來源地址http://www.zghlxwxcb.cn/news/detail-732216.html

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