大家好，我是老原。今天想和大家聊聊跨部門(mén)溝通。

你們?cè)陧?xiàng)目管理工作中，都是如何跨部門(mén)溝通，協(xié)調(diào)資源的？

項(xiàng)目經(jīng)理80%的工作時(shí)間都是在溝通，一名優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理，無(wú)疑是一個(gè)好的溝通者。

但不理解你的領(lǐng)導(dǎo)，配合度又低的團(tuán)隊(duì)成員，跨部門(mén)協(xié)調(diào)資源費(fèi)勁……我一說(shuō)你們應(yīng)該就有畫(huà)面感了。

如何和別人溝通是我們的職場(chǎng)必修課。對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理而言，更是如此。

一、學(xué)會(huì)溝通，你就是先行者

項(xiàng)目經(jīng)理管理的核心就是借事修人。其中“事”就是項(xiàng)目，但終點(diǎn)是提升人的領(lǐng)導(dǎo)力。

說(shuō)得再直白一點(diǎn)，就是項(xiàng)目管理技能就是幫助你“使眾人行”，幫助你成事兒的。

在所有的項(xiàng)目管理技巧中，溝通是最重要的，溝通就是信息的有效傳遞和接收。

如果你能比別人更早意識(shí)到這一點(diǎn)，就已經(jīng)走在了很多人前面。

項(xiàng)目經(jīng)理的主要工作就是溝通，與項(xiàng)目利益相關(guān)方溝通、跨部門(mén)溝通，甚至可以說(shuō)在某種程度上，項(xiàng)目的成敗取決于你和各部門(mén)之間溝通的有效性。

在實(shí)際項(xiàng)目管理中，信息的傳遞常會(huì)出現(xiàn)一種名叫“溝通漏斗”現(xiàn)象，因?yàn)楦鞣N因素，最后得到的有效信息微乎其微。

要完全消除溝通中的“溝通漏斗”幾乎是不可能的，所以在為了保持項(xiàng)目持續(xù)進(jìn)行，跨部門(mén)溝通的有效性就顯得尤為重要了。

二、跨部門(mén)溝通的6個(gè)原則

01?女確定共同目標(biāo)

有時(shí)候，對(duì)方不配合，不一定是在故意推卸責(zé)任，極有可能是你這件事在他那意義不大或者價(jià)值不高，也就是優(yōu)先級(jí)沒(méi)能排到靠前位置。

當(dāng)然，也不排除你沒(méi)把這件事的重要性和緊急性跟對(duì)方說(shuō)清楚。

跨部門(mén)溝通的第一要義，就是要讓所有參與部門(mén)對(duì)項(xiàng)目的目標(biāo)有明確的理解，確保每個(gè)人都知道項(xiàng)目的戰(zhàn)略方向、整體目標(biāo)和各自角色的期望。

如果每個(gè)人都清楚地知道自己在項(xiàng)目中的角色和職責(zé)，那么項(xiàng)目的順利推進(jìn)就會(huì)變得更加容易。

根據(jù)PMI的數(shù)據(jù)，有越來(lái)越多的項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目初期花費(fèi)更多的時(shí)間來(lái)明確項(xiàng)目的目標(biāo)和目標(biāo)達(dá)成的方法。

02?識(shí)別利益相關(guān)方

要將正確的信息給正確的人，必須先明確誰(shuí)是正確的人。

信息的價(jià)值是因人而異的。如果我們不能識(shí)別和定義清楚我們的溝通對(duì)象，那么溝通也就失去了意義。

我們可以通過(guò)頭腦風(fēng)暴列出一個(gè)所有參與或者會(huì)受到項(xiàng)目影響的人的清單，如果怕自己想的不全面，可以找一位朋友、同事、家人或項(xiàng)目成員來(lái)幫你完成這項(xiàng)工作。

確定誰(shuí)是項(xiàng)目的主要利益相關(guān)方，這些利益相關(guān)方可能涉及到各個(gè)部門(mén)、客戶(hù)、股東以及其他人員。

在確定主要利益相關(guān)者時(shí)需要考慮各種因素，例如他們對(duì)該項(xiàng)目的影響、他們預(yù)期從該項(xiàng)目中獲得的收益以及他們期望收到的項(xiàng)目結(jié)果等等。

當(dāng)你參加一個(gè)項(xiàng)目并做了大量的工作之后，突然有人跟你說(shuō)：“很抱歉，我剛發(fā)現(xiàn)你也在這個(gè)項(xiàng)目里，你要等我的安排再進(jìn)行下一步工作”。你肯定心態(tài)爆炸了。

同樣的道理，如果你不小心漏掉一個(gè)至關(guān)重要的人物，你的項(xiàng)目很可能會(huì)功虧一簣。

03?了解不同的溝通風(fēng)格

每個(gè)部門(mén)，每個(gè)人在溝通中的偏好是不同的，確保理解不同部門(mén)之間的溝通風(fēng)格可以大大增加溝通的流暢性。

比如，有些人希望能夠及時(shí)、全面又清晰地了解那些需要自己做事的信息。

在做某件事時(shí)，學(xué)會(huì)換位思考，注重用戶(hù)體驗(yàn)，在溝通過(guò)程中，傳播信息的主要屬性應(yīng)該考慮到以下問(wèn)題的答案：是否及時(shí)？是否相關(guān)？是否便捷？

在問(wèn)題的陳述上，項(xiàng)目經(jīng)理就要集中在被優(yōu)先處理的信息上而不是分散的、流離失所的、丟失的信息，這樣對(duì)方就不會(huì)感到煩躁。

再比如，有些人更愿意與團(tuán)隊(duì)一起工作，而另一些人則會(huì)更加偏向于獨(dú)立地工作。

這些偏好之間的差異可能會(huì)對(duì)項(xiàng)目的有效性產(chǎn)生重大影響。

對(duì)于這種情況，一個(gè)好的解決方案是建立良好的關(guān)系，并進(jìn)行開(kāi)放式的溝通。

這樣可以幫助團(tuán)隊(duì)中的每個(gè)人互相尊重，更好地理解別人的點(diǎn)位。

04 適當(dāng)授權(quán)

項(xiàng)目經(jīng)理可以通過(guò)將責(zé)任授權(quán)給不同的部門(mén)，可以使該部門(mén)可以自由決策并有多個(gè)選擇來(lái)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。

這也是我們現(xiàn)在常見(jiàn)的，授權(quán)給團(tuán)隊(duì)中的某些成員，讓他們負(fù)責(zé)特定任務(wù)或活動(dòng)。

這不僅可以減輕我們項(xiàng)目經(jīng)理的負(fù)擔(dān)，還能培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)成員自主決策的能力。

需要注意的是，每個(gè)崗位員工都要有自己明確的崗位職責(zé)，如果存在模糊地帶，要及時(shí)明確，做到權(quán)責(zé)分明和分工合理，需要共同協(xié)作完成的也需要明確協(xié)作的內(nèi)容由哪個(gè)部門(mén)的什么人負(fù)責(zé)。

整體梳理出一條完整的跨部門(mén)協(xié)作工作流程，這樣做主要為了避免后期出現(xiàn)相互推諉、扯皮的情況。

屆時(shí)，及時(shí)跨部門(mén)溝通出現(xiàn)問(wèn)題，也能從流程上入手，看看流程上是否有疏忽的地方。

05 確保有效的溝通

需要跨部門(mén)配合的事，一定要提前約定好溝通進(jìn)展，一旦出現(xiàn)異常，項(xiàng)目經(jīng)理要一馬當(dāng)先，協(xié)調(diào)資源并向下推進(jìn)。

這意味著通過(guò)各種渠道與所有利益相關(guān)者進(jìn)行定期溝通，以確保每個(gè)人都了解項(xiàng)目的進(jìn)展情況。

如果這件事的優(yōu)先級(jí)有調(diào)整，要及時(shí)和對(duì)方同步信息，以保障對(duì)方及時(shí)調(diào)整時(shí)間的重要級(jí)。

最好是能建立一個(gè)共享信息的框架，通過(guò)一些工具或者軟件技術(shù)來(lái)確保每個(gè)人都能夠獲得所需的信息，簡(jiǎn)化流程，高效溝通。

06?“利他心態(tài)”

所謂知己知彼，百戰(zhàn)不殆，提前了解對(duì)方的職位性格、過(guò)往、部門(mén)情況等，盡力去“拿捏”住對(duì)方。

最重要的還是明確對(duì)方的需求。如果不清楚對(duì)方需求是什么，就可以通過(guò)找突破口，通過(guò)部門(mén)其他熟悉的人切入，或者在非正式場(chǎng)合，找機(jī)會(huì)和對(duì)方直接面談來(lái)確認(rèn)對(duì)方真正要什么。

再來(lái)判斷這件事是否溝通就能解決，若是，就繼續(xù)推進(jìn)，若不是，就再想別的辦法解決。

項(xiàng)目管理工作中的大多數(shù)問(wèn)題，都能通過(guò)溝通來(lái)解決。

作為項(xiàng)目經(jīng)理，一定要保持坦誠(chéng)、積極的心態(tài)，盡可能地去解決問(wèn)題，而不是逃避問(wèn)題。

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