項(xiàng)目信息化，主要圍繞項(xiàng)目活動(dòng)而開展的，用于輔助項(xiàng)目管理工作，而去構(gòu)建的信息化管理系統(tǒng)。

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一、什么是信息化？

簡單地說，就是將日常項(xiàng)目活動(dòng)，搬到計(jì)算機(jī)上來管理，利用計(jì)算機(jī)的快速計(jì)算和網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)，實(shí)現(xiàn)手工管理無法實(shí)現(xiàn)或很難實(shí)現(xiàn)的一些管理操作。

1、快速計(jì)算

相較于手工臺(tái)賬或Excel表格，信息化系統(tǒng)可以從不同的維度快速抽取、計(jì)算、匯總數(shù)據(jù)，可以從不同角度實(shí)時(shí)了解項(xiàng)目進(jìn)展情況，尤其是當(dāng)項(xiàng)目多、人員多時(shí)，這個(gè)優(yōu)勢就更加明顯。這也是計(jì)算機(jī)最本質(zhì)的優(yōu)勢。當(dāng)然，這也依賴于信息化系統(tǒng)的具體功能設(shè)計(jì)，好的信息化產(chǎn)品，能夠準(zhǔn)確地把握需求本質(zhì)，實(shí)現(xiàn)流暢的管理體驗(yàn)。

2、網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)

信息化的另一個(gè)優(yōu)勢是信息共享，這也就是臺(tái)賬產(chǎn)生的原因和實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。利用網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)，加上快速計(jì)算，再輔以權(quán)限設(shè)計(jì)，能夠?qū)⒉煌娜诵枰私獾男畔?，?zhǔn)確地呈現(xiàn)在每個(gè)人面前。相比較于臺(tái)賬的信息共享，信息化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了更好的保密性，讓每個(gè)人只看到自己需要了解的信息。

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二、為什么要做信息化？

大多數(shù)信息化需求，是在公司人數(shù)或業(yè)務(wù)規(guī)模達(dá)到一定數(shù)量時(shí)，才會(huì)出現(xiàn)。此時(shí)僅依靠手工管理已十分困難，必須借助于信息化工具。一般信息化主要為解決三方面的問題：信息透明、人員協(xié)作、效率工具。

1、信息透明：管理層面

管理最基本的前提是了解情況，大多業(yè)務(wù)信息分散在不同的環(huán)節(jié)，當(dāng)業(yè)務(wù)達(dá)到一定規(guī)模時(shí)，了解業(yè)務(wù)進(jìn)展就變成了一件十分困難的事情，必須向不同人進(jìn)行詢問，再對信息進(jìn)行匯總分析，有些公司為此還特別配置了文員崗。信息化系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)各類業(yè)務(wù)信息的實(shí)時(shí)收集，幫助打開業(yè)務(wù)的黑匣子，將各個(gè)階段的信息透明出來，為各層管理者和業(yè)務(wù)人員提供信息支撐。

2、人員協(xié)作：流程規(guī)范

主要使用信息化來提升協(xié)作效率和規(guī)范協(xié)作流程。協(xié)作一般包括上下級(jí)協(xié)作、跨部門協(xié)作、跨企業(yè)協(xié)作等。

3、效率工具

以業(yè)務(wù)信息為基礎(chǔ)，借助于自動(dòng)化工具，實(shí)現(xiàn)工作效率的提升。

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三、項(xiàng)目信息化怎么做？

項(xiàng)目信息化，主要圍繞著項(xiàng)目活動(dòng)而開展的，關(guān)鍵點(diǎn)是對項(xiàng)目活動(dòng)進(jìn)行歸類分析，再依照于不同的分類進(jìn)行功能設(shè)計(jì)。根據(jù)項(xiàng)目活動(dòng)的參與人數(shù)，可將活動(dòng)分為兩大類：單人活動(dòng)、多人協(xié)作活動(dòng)。

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1、單人活動(dòng)

由單人完成，使用信息化系統(tǒng)主要基于兩個(gè)方面的目的：

（1）信息透明：根據(jù)管理的需要，及時(shí)登記相關(guān)業(yè)務(wù)信息，以方便各層管理人員實(shí)時(shí)了解業(yè)務(wù)信息。在功能設(shè)計(jì)上，采用信息登記、權(quán)限控制、統(tǒng)計(jì)報(bào)表相結(jié)合，即可實(shí)現(xiàn)相關(guān)業(yè)務(wù)需求。

（2）效率工具：以業(yè)務(wù)信息為基礎(chǔ)，結(jié)合特定的功能設(shè)計(jì)，來滿足特定的業(yè)務(wù)需求。例如：

• 投標(biāo)日歷：根據(jù)投標(biāo)信息中的開標(biāo)時(shí)間，以日歷的形式呈現(xiàn)出所有開標(biāo)信息，以便于合理安排工作。

• 投標(biāo)保證金：根據(jù)收付款信息，提取保證金交納退還情況，實(shí)時(shí)展現(xiàn)所有未退還的保證金。

• 費(fèi)用管控：根據(jù)項(xiàng)目費(fèi)用信息和一定的計(jì)算規(guī)則，實(shí)時(shí)計(jì)算項(xiàng)目可用費(fèi)用，為項(xiàng)目管控提供信息支撐。

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2、多人協(xié)作活動(dòng)

由多人協(xié)作才能完成的工作，主要分為兩類：觸發(fā)型和計(jì)劃型。

（1）觸發(fā)型：指各類申請審批，通過工作流和待辦事項(xiàng)，來規(guī)范協(xié)作流程和提升效率。在功能設(shè)計(jì)上，核心是做好集中待辦處理，不同類型的申請能夠集中地進(jìn)行管理，主要體現(xiàn)在兩方面：

A、從處理人的角度：可集中查看所有待處理的申請、已處理的申請、我提交的申請。

B、從項(xiàng)目角度：可集中查看本項(xiàng)目的所有申請及流轉(zhuǎn)狀態(tài)。

從業(yè)務(wù)性質(zhì)上，申請審批又可分為兩類：

A、管控類：主要用于各種授權(quán)審批等，如用章申請、報(bào)告審核等，

B、協(xié)作類：主要用于各項(xiàng)事務(wù)協(xié)作，如開票申請、收款確認(rèn)、公告發(fā)布申請等。

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（2）計(jì)劃型：一般指工作任務(wù)，通過任務(wù)下發(fā)、反饋、審核等，實(shí)現(xiàn)工作協(xié)作。

項(xiàng)目信息化管理系統(tǒng)，是以項(xiàng)目活動(dòng)為中心的，先對項(xiàng)目活動(dòng)進(jìn)行分析歸類，再依據(jù)分類進(jìn)行系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)。同時(shí)，也要考慮事務(wù)本身的多義性，有的項(xiàng)目活動(dòng)具有多方面的特征，如開票申請和用章申請，形式上都是申請審批，但兩者業(yè)務(wù)性質(zhì)有所不同。用章只是個(gè)協(xié)作活動(dòng)，當(dāng)用章結(jié)束后，用章信息就無太多用途，而開票申請則不同，其發(fā)票信息本身也是業(yè)務(wù)信息，即使開票流程結(jié)束，后續(xù)也需要對發(fā)票信息進(jìn)行查看匯總等，所以開票活動(dòng)具有業(yè)務(wù)協(xié)作和信息臺(tái)賬雙重性質(zhì)，相關(guān)功能設(shè)計(jì)時(shí)也需要同時(shí)考慮。文章來源地址http://www.zghlxwxcb.cn/news/detail-617935.html

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