作為優(yōu)秀的打工人，如果可以將辦公中的重復(fù)性、繁瑣性、低效性工作自動(dòng)化，那么將省去許多日常工作。許亞寧就是這樣一個(gè)優(yōu)秀的打工人，善于使用各類(lèi)自動(dòng)化工具來(lái)提升工作效率，上周的直播他分享了如何利用自動(dòng)化工具，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公的最佳實(shí)踐。如果你錯(cuò)過(guò)了上周的直播，今天的精華回顧可一定不要錯(cuò)過(guò)哦~
他是如何實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公？
許亞寧在日常工作中，使用各類(lèi)工具如企業(yè)微信、審批、Excel等，本身是為了工作效率的提升，但在實(shí)際工作協(xié)作中，也會(huì)遇到很多問(wèn)題挑戰(zhàn)：
- 數(shù)據(jù)同步容易錯(cuò)漏：多個(gè)平臺(tái)數(shù)據(jù)人工復(fù)制粘貼同步，容易錯(cuò)漏。
- 數(shù)據(jù)同步不及時(shí)，數(shù)據(jù)混亂：人工復(fù)制粘會(huì)有延遲滯后性，對(duì)于后續(xù)財(cái)務(wù)管理而言經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)不確定最新一版是什么。
- 流程繁瑣，訂單派發(fā)不及時(shí)：因?yàn)楦鞣N審批、業(yè)務(wù)流程繁瑣，審批流程數(shù)據(jù)不同步，導(dǎo)致一些訂單派發(fā)不及時(shí)。
遇到這些情況，許亞寧也想過(guò)許多解決方案，如自行編輯代碼來(lái)解決，但也存在使用門(mén)檻較高的情況。后來(lái)，許亞寧接觸到騰訊輕聯(lián)和輕流這兩款零代碼工具，將使用的工具串聯(lián)起來(lái)，低成本實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公。
他的自動(dòng)化辦公場(chǎng)景
在工作中一些繁瑣重復(fù)的工作不僅會(huì)浪費(fèi)我們寶貴的時(shí)間和精力，還讓人感到工作枯燥無(wú)味。許亞寧也是結(jié)合他自身的工作經(jīng)歷，由淺入深的介紹了這些自動(dòng)化場(chǎng)景。
01自動(dòng)提交釘釘審批并發(fā)送通知
在企業(yè)中，如果員工需要提交審批來(lái)申請(qǐng)用車(chē)運(yùn)送貨物，在這個(gè)流程中經(jīng)常會(huì)遇到這些問(wèn)題：
- 申請(qǐng)人不清楚車(chē)輛是否為可使用狀態(tài)。
- 審批人也不知道申請(qǐng)時(shí)間段剩余車(chē)輛的情況。
- 提交了申請(qǐng)后出車(chē)任務(wù)需要人工電話/短信通知司機(jī)有出車(chē)任務(wù)。
通過(guò)騰訊輕聯(lián)連接輕流和釘釘，即可實(shí)現(xiàn)根據(jù)時(shí)間和車(chē)輛狀態(tài)提供審批選擇項(xiàng)，以及自動(dòng)通知司機(jī)出車(chē)任務(wù)，整體車(chē)輛、項(xiàng)目信息把控更加便捷。
02根據(jù)提交狀態(tài)自動(dòng)提醒日/周報(bào)
在團(tuán)隊(duì)管理中，“交周報(bào)”是很多人都會(huì)遇到的場(chǎng)景，周報(bào)不但可以幫助領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解到你的工作內(nèi)容和工作進(jìn)度，還可以幫助團(tuán)隊(duì)及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和解決問(wèn)題，總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)提高工作效率。但“交周報(bào)”這件小事也會(huì)遇到這些痛點(diǎn)：
- 工作周報(bào)歷史內(nèi)容可能沒(méi)有存檔，無(wú)法了解整體工作周期。
- 不同成員的周報(bào)內(nèi)容需要人工匯總，繁瑣復(fù)雜。
- 有同事忘記提交也需要人工專(zhuān)門(mén)去提醒。
通過(guò)騰訊輕聯(lián)，不但可以根據(jù)提交狀態(tài)自動(dòng)提醒未填寫(xiě)的員工，還可以自動(dòng)匯總統(tǒng)計(jì)每個(gè)員工的周報(bào)內(nèi)容，并生成BI看板，團(tuán)隊(duì)員工工作情況清晰可衡量。
辦公自動(dòng)化的意義
對(duì)于自動(dòng)化辦公，許亞寧坦言不僅提高了工作效率，還可以提升管理精度和可靠性，降低錯(cuò)誤率，這也騰訊輕聯(lián)一直以來(lái)貫徹的理念：減少重復(fù)、繁瑣的工作，減少人為因素導(dǎo)致的錯(cuò)誤率，讓大家把時(shí)間用于提升自己、或者更加重要的事情上。
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