閱讀本文您將了解：1.采購(gòu)管理的意義；2.采購(gòu)工作流程（中小企業(yè)）；3.采購(gòu)管理未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)。

一、采購(gòu)管理的意義

采購(gòu)管理是指企業(yè)為滿足生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要，對(duì)外部供應(yīng)商進(jìn)行的采購(gòu)活動(dòng)的規(guī)劃、組織、實(shí)施和控制。采購(gòu)是企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)中不可或缺的環(huán)節(jié)，采購(gòu)管理則是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的一個(gè)重要方面，具有以下幾個(gè)方面的意義：

1. 降低采購(gòu)成本：企業(yè)采購(gòu)的成本是企業(yè)成本的一部分，采購(gòu)管理可以通過(guò)談判、競(jìng)價(jià)等手段降低采購(gòu)成本，減輕企業(yè)的財(cái)務(wù)壓力，提高企業(yè)的盈利水平。
2. 確保供應(yīng)品質(zhì)：采購(gòu)管理可以對(duì)供應(yīng)商的品質(zhì)水平進(jìn)行管理和監(jiān)督，確保采購(gòu)品質(zhì)符合企業(yè)要求，從而降低生產(chǎn)成本，提高企業(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量。
3. 優(yōu)化供應(yīng)鏈管理：采購(gòu)管理緊密關(guān)聯(lián)著供應(yīng)鏈管理，它可以協(xié)調(diào)供應(yīng)鏈的各環(huán)節(jié)，提高供應(yīng)鏈的效率，降低庫(kù)存成本，減少滯銷率，提高產(chǎn)能利用率。
4. 保持競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)：在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，優(yōu)秀的采購(gòu)管理可以幫助企業(yè)保持競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，通過(guò)采購(gòu)活動(dòng)引入新技術(shù)、新產(chǎn)品和新方法，增加生產(chǎn)經(jīng)驗(yàn)和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

二、采購(gòu)工作流程（中小企業(yè)）

中小企業(yè)的采購(gòu)流程一般是這樣的：

確定采購(gòu)需求——貨源確定——選擇供應(yīng)商——采購(gòu)訂單處理——采購(gòu)訂單跟蹤——簽訂合同——收貨/庫(kù)存管理

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那么采購(gòu)管理其實(shí)要做到的就是對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行全流程跟蹤、監(jiān)督與控制。

從采購(gòu)流程來(lái)看，在采購(gòu)管理中，主要由三大部分組成：

• 對(duì)采購(gòu)需求的管理
• 對(duì)采購(gòu)流程進(jìn)行把控管理
• 對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行管理

下面將以簡(jiǎn)道云采購(gòu)管理系統(tǒng)為例，向大家詳細(xì)介紹采購(gòu)管理具體流程：

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1.采購(gòu)需求管理

其實(shí)就是主要對(duì)各個(gè)方面的采購(gòu)需求的管理，也就是對(duì)【采購(gòu)需求提報(bào)】——【請(qǐng)購(gòu)單申請(qǐng)】——【采購(gòu)接單申請(qǐng)】這方面的管理。

（1）部門需求

通常情況下，企業(yè)中有采購(gòu)需求時(shí)，各部門按需求提報(bào)采購(gòu)申請(qǐng)單。

作為采購(gòu)管理者，要做到的就是及時(shí)收集采購(gòu)信息，統(tǒng)計(jì)好信息數(shù)據(jù)，比如物料名稱、產(chǎn)品型號(hào)、數(shù)量、需求日期等等。接著就要分析采購(gòu)需求是否合理，對(duì)采購(gòu)需求進(jìn)行分析審核并確定。

（2）庫(kù)存管理

想要做好采購(gòu)管理，還有一方面的內(nèi)容就是對(duì)企業(yè)的庫(kù)存情況有實(shí)時(shí)的了解，有效地控制采購(gòu)庫(kù)存，避免由于調(diào)整采購(gòu)需而導(dǎo)致庫(kù)存空缺與積壓，也可以潛移默化地控制自己企業(yè)的采購(gòu)需求與采購(gòu)費(fèi)用。

2.采購(gòu)全流程把控管理

• 前期：對(duì)采購(gòu)需求進(jìn)行管理。（參考前文）
• 中期：尋找供應(yīng)商——制作采購(gòu)訂單與發(fā)起——訂單跟蹤——到貨檢查
• 后期：報(bào)檢——退換貨/入庫(kù)——對(duì)賬付款

（1）選擇供應(yīng)商

在統(tǒng)計(jì)好采購(gòu)需求之后，就要開(kāi)始選擇供應(yīng)商了。

• 評(píng)估供應(yīng)商的能力和信譽(yù)：需要評(píng)估供應(yīng)商的能力和經(jīng)驗(yàn)，了解其在市場(chǎng)上的聲譽(yù)和信譽(yù)。
• 比較不同供應(yīng)商的價(jià)格和服務(wù)：比較不同供應(yīng)商的性價(jià)比，以確定最適合組織需求的供應(yīng)商。
• 選擇最適合需求的供應(yīng)商：企業(yè)需要根據(jù)自身需求和預(yù)算，選擇最適合自己的供應(yīng)商。

接著就是要綜合多種渠道和方式來(lái)查找供應(yīng)商資料，聯(lián)系供應(yīng)商，最終達(dá)成合作。

• 與供應(yīng)商保持溝通和合作：幫助企業(yè)及時(shí)了解市場(chǎng)信息，以及與供應(yīng)商共同解決問(wèn)題。
• 與供應(yīng)商建立良好的關(guān)系：可以促進(jìn)供應(yīng)商與企業(yè)之間的長(zhǎng)期合作關(guān)系。
• 尋求共同的機(jī)會(huì)和利益：可以促進(jìn)雙方之間的合作，實(shí)現(xiàn)共同的機(jī)會(huì)和利益。

（2）報(bào)價(jià)比價(jià)

在采購(gòu)管理中，對(duì)于價(jià)格的把控是非常有必要的，可以多選擇幾個(gè)供應(yīng)商，發(fā)出報(bào)價(jià)流程，將多個(gè)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比對(duì)，選擇合適的供應(yīng)商來(lái)合作。當(dāng)然，采購(gòu)人員的談判技巧也是非常重要的，也是控制采購(gòu)成本的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。

（3）訂單跟蹤

采購(gòu)員接到企業(yè)的采購(gòu)需求，要制作成訂單給供應(yīng)商，那么就要將訂單內(nèi)容確認(rèn)無(wú)誤，審核通過(guò)之后再選擇合適的供應(yīng)商發(fā)出。訂單發(fā)出之后，就要制作合同并簽訂，跟蹤、監(jiān)督訂單合同的運(yùn)轉(zhuǎn)。

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（4）到貨管理

在簽訂訂單合同時(shí)，要確定好到貨時(shí)間與貨物數(shù)量，同時(shí)簽訂發(fā)貨單。在貨物入庫(kù)的時(shí)候，要配合倉(cāng)庫(kù)管理方協(xié)調(diào)好入庫(kù)流程，核實(shí)貨品到達(dá)時(shí)間、數(shù)量等。

（5）貨物檢驗(yàn)

在貨物到達(dá)之后，確定檢驗(yàn)日期，通知檢驗(yàn)人員，進(jìn)行物料檢驗(yàn)，并處理后續(xù)檢驗(yàn)問(wèn)題，對(duì)于有問(wèn)題的貨物要及時(shí)退換貨。

（6）對(duì)賬付款

整理、統(tǒng)計(jì)各類貨物到貨的各種書(shū)面資料和數(shù)據(jù)。貨物入庫(kù)之后，就要實(shí)施對(duì)賬與付款，對(duì)于流程要進(jìn)行監(jiān)督與跟蹤。

作為采購(gòu)方，在這里要注意的是，需要建立采購(gòu)信譽(yù)，對(duì)于付款這種問(wèn)題，絕對(duì)不可以推遲拖延。

3.對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行管理

在采購(gòu)過(guò)程中，采購(gòu)與供應(yīng)商管理都是密不可分的，除了把供應(yīng)商管理納入到采購(gòu)管理體系中來(lái)，在日常管理與考核方面上的管理也是尤為重要的。

（1）日常管理供應(yīng)商

比如：在采購(gòu)過(guò)程中，如果有重要通知，通過(guò)公告下發(fā)給對(duì)應(yīng)供應(yīng)商，督促供應(yīng)商優(yōu)化改進(jìn)。

（2）到貨問(wèn)題反饋

在采購(gòu)后期，主要就是對(duì)供應(yīng)商供貨情況做核查與反饋，當(dāng)供應(yīng)商發(fā)貨后，打印出發(fā)貨單，采購(gòu)方收貨時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)與確認(rèn)。同時(shí)對(duì)有問(wèn)題的貨品問(wèn)題及時(shí)反饋給供應(yīng)商，進(jìn)行退貨或換貨，這也是為與供應(yīng)商長(zhǎng)期合作打下基礎(chǔ)。

（3）考核評(píng)分

在采購(gòu)過(guò)程中，通過(guò)一些軟硬性的指標(biāo)來(lái)幫助選擇、評(píng)估和監(jiān)測(cè)供應(yīng)商，比如說(shuō)商品合格率、到貨及時(shí)率、質(zhì)量問(wèn)題重發(fā)率等等。可以通過(guò)這些指標(biāo)來(lái)發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商的系統(tǒng)、流程、員工培訓(xùn)、技術(shù)等方面的不足，協(xié)助其整改，從而使供應(yīng)商達(dá)到優(yōu)質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)。

三、采購(gòu)管理的發(fā)展趨勢(shì)

1. 信息化管理：采用信息化手段進(jìn)行采購(gòu)管理，例如電子采購(gòu)平臺(tái)、人工智能輔助采購(gòu)等，可以提高采購(gòu)效率和準(zhǔn)確性。此外，信息化管理還可以幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈的全面數(shù)字化，更好地掌握供應(yīng)鏈的動(dòng)態(tài)變化。
2. 采購(gòu)?fù)獍?/strong>：將采購(gòu)工作外包給專業(yè)的采購(gòu)公司，可以降低企業(yè)的采購(gòu)成本。一些采購(gòu)公司擁有更豐富的采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)和更廣泛的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)，可以為企業(yè)帶來(lái)更多的采購(gòu)機(jī)會(huì)和優(yōu)惠。此外，外包采購(gòu)還可以讓企業(yè)專注于自身的核心業(yè)務(wù)，提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。
3. 采購(gòu)戰(zhàn)略：制定科學(xué)合理的采購(gòu)戰(zhàn)略，可以提高企業(yè)采購(gòu)效率和競(jìng)爭(zhēng)力。采購(gòu)戰(zhàn)略應(yīng)考慮到企業(yè)的整體戰(zhàn)略目標(biāo)、采購(gòu)品類的特點(diǎn)、供應(yīng)商的實(shí)力等因素。同時(shí)，采購(gòu)戰(zhàn)略也應(yīng)定期進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化，以適應(yīng)市場(chǎng)的變化和企業(yè)的發(fā)展。
4. 采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理：加強(qiáng)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理，可以降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的影響。采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)主要包括供應(yīng)商的質(zhì)量問(wèn)題、價(jià)格波動(dòng)、物流延誤等。企業(yè)應(yīng)建立完善的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制，例如建立供應(yīng)商評(píng)估體系、制定合理的采購(gòu)合同、建立緊急備貨計(jì)劃等。通過(guò)科學(xué)有效的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理，企業(yè)可以更好地應(yīng)對(duì)市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)和供應(yīng)鏈風(fēng)險(xiǎn)，提高企業(yè)的穩(wěn)定性和持續(xù)發(fā)展能力。